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MailStore Server archiviert Ihre E-Mails rechtssicher auf einem Server in Ihrem eigenen Netzwerk. Wir planen, installieren und betreuen die Lösung für Sie.
MailStore Server ist eine Software zur E-Mail-Archivierung der MailStore Software GmbH aus Viersen, einem Tochterunternehmen von OpenText. Sie wird On-Premises auf einem Windows-Server im eigenen Netzwerk installiert und archiviert E-Mails aus Exchange, Microsoft 365, Google Workspace und anderen Systemen vollständig, manipulationssicher und durchsuchbar. Zielgruppe sind kleine und mittlere Unternehmen.
Hersteller
Bereitstellung
Quellen
Zielgruppe
MailStore Server ist eine Archivierungssoftware, die geschäftliche E-Mails vollständig, unveränderbar und dauerhaft in einem separaten Archiv speichert. Hersteller ist die MailStore Software GmbH aus Viersen, die heute zu OpenText gehört. Die Software wird On-Premises installiert, also auf einem Windows-Rechner oder Windows-Server in Ihrem eigenen Netzwerk. Ihre Archivdaten verlassen damit nicht Ihr Unternehmen, und Sie behalten die volle Kontrolle über Speicherort und Zugriff.
MailStore Server archiviert E-Mails aus Microsoft Exchange, Microsoft 365, Google Workspace, IMAP- und POP3-Servern sowie aus PST- und EML-Dateien. Per Journaling werden Nachrichten bereits beim Versand oder Empfang erfasst, bevor sie im Postfach gelöscht werden können. Der integrierte Speicher arbeitet ohne externe Datenbank, nutzt Deduplizierung und Kompression und verschlüsselt die Daten mit AES-256. Prüfsummen schützen vor nachträglicher Veränderung. Mitarbeitende greifen über Outlook oder den Browser auf ihr Archiv zu.
Laut Hersteller wird MailStore Server regelmäßig von einem unabhängigen IT-Prüfer nach dem IDW-Prüfungsstandard PS 880 geprüft und berücksichtigt die Anforderungen der GoBD. Für die Region Osnabrück übernimmt LückerServices die Planung, Installation und Betreuung. Wer lieber keinen eigenen Server betreiben möchte, findet mit unserem Cloud-Archiv EMA eine Alternative auf Basis derselben MailStore-Technik. Wir stimmen Hardware, Speicher und Datensicherung auf Ihre Umgebung ab und bleiben auch nach der Einführung Ihr Ansprechpartner.
MailStore Server archiviert E-Mails aus Exchange, Microsoft 365, Google Workspace, IMAP- und POP3-Servern sowie aus PST- und EML-Dateien. So lassen sich auch gemischte Umgebungen abdecken.
Die Archivdaten werden ohne externe Datenbank gespeichert. Deduplizierung und Kompression sparen Platz, eine AES-256-Verschlüsselung schützt die Inhalte vor unbefugtem Zugriff. Alternativ sind SQL Server oder PostgreSQL möglich.
Prüfsummen sichern archivierte E-Mails gegen Veränderungen ab. Aufbewahrungsrichtlinien, Legal Hold und Auditfunktionen unterstützen Sie bei Compliance-Anforderungen und Prüfungen. Das schafft Sicherheit bei Prüfungen. Zugriffe bleiben nachvollziehbar.
Benutzer durchsuchen ihr Archiv per Volltextsuche über ein Outlook-Add-in oder per Web Access im Browser, auch auf Tablet und Smartphone. Das entlastet Ihre IT spürbar im Alltag.
Laut Hersteller wird MailStore Server regelmäßig nach IDW PS 880 von einem unabhängigen IT-Prüfer geprüft. Die Prüfung umfasst die archivierungsrelevanten Teile ordnungsmäßiger Buchführung. Das Zertifikat stellt der Hersteller auf Anfrage bereit.
Benutzer lassen sich mit Active Directory oder LDAP synchronisieren. Archivierungsprofile laufen zeitgesteuert, sodass die Archivierung im Alltag ohne manuellen Aufwand funktioniert. Neue Mitarbeitende werden automatisch berücksichtigt.
am Flughafen Münster/Osnabrück (FMO)
Wir prüfen Ihre Mailumgebung, Datenmengen und Serverressourcen und klären, ob MailStore Server oder unser Cloud-Archiv EMA besser zu Ihnen passt.
Wir installieren MailStore Server auf einem geeigneten Windows-System, richten Archivspeicher, Benutzerabgleich, Journaling und Aufbewahrungsrichtlinien ein. Anschließend testen wir den Betrieb.
Vorhandene Postfächer, PST-Dateien und Altarchive importieren wir in MailStore, damit Ihre Mailhistorie vollständig und durchsuchbar zur Verfügung steht. Den Umfang legen wir gemeinsam fest.
Wir überwachen die Archivierung, spielen Updates ein, binden das Archiv in Ihre Datensicherung ein und helfen bei Fragen über unseren Helpdesk.
Einen Windows-Rechner oder Windows-Server in Ihrem Netzwerk. Laut Hersteller werden Windows 11 sowie Windows Server 2016 bis 2025 unterstützt. Eine externe Datenbank ist nicht zwingend nötig. Den passenden Speicherplatz und die Ressourcen planen wir anhand Ihrer Datenmengen. Wir beraten Sie auch bei der Wahl der Hardware.
Ja. Laut Hersteller wird MailStore Server regelmäßig von einem unabhängigen IT-Prüfer nach dem IDW-Prüfungsstandard PS 880 geprüft. Zusätzlich nennt MailStore eine Zertifizierung zur DSGVO. Die Prüfungen betreffen die Software. Für eine ordnungsgemäße Archivierung braucht es zusätzlich passende Prozesse und eine Verfahrensdokumentation.
Ja. MailStore Server unterstützt laut Hersteller Microsoft 365 ebenso wie Exchange, Google Workspace und IMAP-Server. Die Archivdaten liegen dann auf Ihrem eigenen Server, unabhängig von den Postfächern in der Microsoft-Cloud. Neue Nachrichten werden automatisch erfasst. So bleibt Ihr Archiv auch bei einem späteren Wechsel des Mailanbieters erhalten.
Der Betriebsort. Bei MailStore Server steht das Archiv auf einem Server in Ihrem Unternehmen, Sie stellen Hardware und Speicher bereit. EMA ist unser Cloud-Archiv auf Basis von MailStore im Rechenzentrum am Flughafen Münster/Osnabrück, für das Sie keinen eigenen Server benötigen.
Ja. MailStore Server ermöglicht laut Hersteller den Export und die Wiederherstellung von E-Mails in Standardformaten. Dadurch bleiben Ihre Daten auch unabhängig von der Software zugänglich, etwa bei einem späteren Systemwechsel oder für die Vorlage bei einer Prüfung. Wir unterstützen Sie dabei.
| Hersteller | MailStore Software GmbH, Viersen (Deutschland), Tochter von OpenText |
|---|---|
| Bereitstellung | On-Premises auf Windows 11 oder Windows Server 2016 bis 2025 |
| Unterstützte Systeme | Microsoft Exchange, Microsoft 365, Google Workspace, IMAP/POP3, PST/EML u. a. |
| Prüfung | Laut Hersteller regelmäßig nach IDW PS 880 geprüft |
| Zielgruppe | Kleine und mittlere Unternehmen, laut Hersteller 5 bis 2.000 Benutzer |
Offizielle Herstellerinformationen ↗
Stand: Oktober 2026
Im kostenfreien Erstgespräch klären wir Ihre Anforderungen und zeigen konkrete nächste Schritte – persönlich, verständlich und ohne Verpflichtung.
Ihre persönlichen Ansprechpartner:
Stefan Lücker (Geschäftsführer)
Felix Lücker (Kundenberatung)
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Support: +49 5401 368210
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