ELO-office

 

Die Ablage von digitalen Dokumenten und Papierunterlagen beansprucht einen Großteil der Zeit im Büro. Hinzu kommt die oftmals umständliche Suche nach
E-Mails, Rechnungen oder sonstigen Dokumenten. Diese Zeit lässt sich weitaus sinnvoller nutzen!

 

Mit der Software ELOoffice steht Ihnen ein Dokumenten-Management-System (DMS) zur Verfügung, das Ihnen die tägliche Arbeit erleichtert.
Belege, wie z. B. Rechnungen, Lieferscheine, oder E-Mails, werden so abgelegt, dass Sie Ihnen blitzschnell zur Verfügung stehen, wenn Sie diese benötigen. Sie arbeiten dabei wie bisher in den Ihnen bekannten Strukturen nach dem Prinzip Archiv-Aktenschrank-Ordner-Register.

 

Die wichtigesten Funktionen und Vorteile:

cobra CRM PRO

Archivieren & Drucken

Über die Integration in Microsoft Outlook bietet ELO die Möglichkeit Mails vorgangsbezogen zu Archivieren. In nur einem Arbeitsschritt können Belege wie Angebote oder Rechnungen gedrucken, archiviert und per E-Mail versendet werden. Die Belegarten und individuelle Ablageregeln definieren Sie ganz einfach selbst. So können Sie erstellte Belege direkt und auftragsbezogen im ELO-Archiv ablegen, an einen Drucker senden oder den Beleg direkt per E-Mail weiterleiten.

cobra CRM PLUS

Daten unterwegs abrufen

ELO MobileConnector ermöglicht Ihnen den mobilen Zugriff auf ausgewählte Ordner und Dokumente. Sie können diese aus Ihrem ELO-Archiv auf mobile Geräte oder auf Ihren eigenen Server synchronisieren und somit mobil auf diese Daten zugreifen. Neu erstellte Daten und Dokumente, die Sie mit unterwegs aufnehmen können Sie mit dem ELO MobileConnector ganz einfach von Ihrem mobilen Endgerät in Ihr ELO-Archiv übertragen. So wird ELOoffice zu Ihrem Begleiter bei Auswärtsterminen.

cobra CRM PRO

Schnelle & einfach Suche

Suchbegriff markieren, Suche starten und das Ergebnis direkt anschauen: So einfach können Sie aus Windows-Programmen heraus eine Suchanfrage in Ihrem ELO-Archiv starten. Eine Rechnungsnummer, die Sie bspw. in einer E-Mail erhalten, markieren Sie und geben sie als Suchbegriff über eine selbst festgelegte Tastenkombination an ELOoffice weiter. Sofort erhalten Sie alle relevanten Informationen.

cobra Web CRM

Drag & Drop

Mit der ELO DropZone legen Sie ihre Dokumente schneller und komfortabler im ELO-Archiv ab. Ziehen Sie Dokumente und Dateien einfach per Drag & Drop Funktion auf eine von Ihnen definierte Ablagekachel. Die Verschlagwortung und Ablage erledigt ELOoffice nach von Ihnen vordefinierten Regeln. So können Sie Dokumente noch schneller und einfacher im ELO-Archiv ablegen.

cobra CRM PRO

PDF-Unterstützung

Für eine Langzeitarchivierung können jegliche Dokumente über den ELO TIFF oder ELO PDF Printer ins Archiv abgelegt werden. Die standardisierten Formate bieten in Verbindung mit ELO zwei wesentliche Vorteile: Zum einen die Speicherung von Dokumenten in ein unveränderbares Format und zum anderen die Lesbarkeit des Dokuments auch nach vielen Jahren. Mit ELOoffice können Sie auf PDF-Dokumenten Anmerkungen, sogenannte Annotationen, anbringen. Neben den bekannten Randnotizen stehen Ihnen auch Stempel und Marker auf PDF-Dokumenten zur Verfügung.

cobra Web CRM

Lernfähiger Ablageassistent

Wiederkehrende Eingangsbelege z.B. eingescannte oder per E-Mail erhaltene Belege wie Eingangsrechnungen oder Lieferscheine können von ELOoffice automatisch erkannt, verschlagwortet und im Archiv abgelegt werden. Der ELO ScanConnector verarbeitet unter anderem TIFF- und PDF-Formate. Bei der Ablage eines Dokuments prüft ELO, ob dieses Dokument bereits im Archiv vorhanden ist. Dabei sind Dateiname oder Ablageort unerheblich! Jede noch so kleine Änderung am Dokument führt zu einem anderen Hashcode, so dass gewährleistet wird, dass kein Dokument im Archiv doppelt abgelegt wird.


Unsere Leistungen:



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